In der Vergangenheit sprachen wir bereits über die Arbeitsweise der Projektabteilung, die für die Umsetzung der humanitären Hilfsprojekte von muslimehelfen verantwortlich ist und auch über die Fundraising-Abteilung, die auf den guten Zweck und die Spendenmöglichkeit aufmerksam macht. Nun wollen wir Dir einen grundlegenden Einblick in die Verwaltungsabteilung bieten, die sich in erster Linie um Personalangelegenheiten und die Finanzbuchhaltung unserer Hilfsorganisation kümmert.
Bei den Personalangelegenheiten wären z. B. die rechtzeitige Auszahlung der Gehälter, das Begleichen von Rechnungen für Dienstleister oder das Fertigstellen von arbeitsrechtlichen Formularen zu nennen, die von unseren Mitarbeitern für verschiedene Behörden benötigt werden.
In der Finanzbuchhaltung müssen alle Ein- und Ausgänge präzise dokumentiert werden. Dies dient nicht nur der internen Finanzplanung, sondern insbesondere der Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Finanzamt, das daran erkennen kann, dass alle Mittel ausschließlich entsprechend der Vereinssatzung verwendet werden. Dies ist sehr wichtig, damit die gemeinnützige Anerkennung von muslimehelfen e.V. gewährleistet wird, was wiederum notwendig ist, damit Zuwendungsbescheinigungen ausgestellt werden dürfen, die von unseren Spendern steuermindernd geltend gemacht werden können.
Die Spenden zählen als Einnahmen und fallen somit in den Aufgabenbereich der Verwaltung, die unter Zuhilfenahme eines CRM-Banking-Systems sämtliche Spendeneingänge akribisch erfasst und Spendern zuordnet, sodass im Folgejahr ohne weiteren Aufwand automatisch Zuwendungsbescheinigungen verschickt werden können, die in den meisten Fällen elektronisch per E-Mail versandt werden.
Ebenso wird von der Verwaltung im Rahmen der sogenannten Kontierung jeden Monat genau erfasst, wie viel für welchen Zweck auf welchem Weg gespendet wurde, was wiederum als Basis für die Budgetplanung zukünftiger Hilfsprojekte dient und auch als Entscheidungsgrundlage für Werbemaßnahmen relevant ist.
Zusammengefasst tritt die Verwaltung eher selten in den direkten Kontakt zu den Spendern, sondern erfüllt zentrale Aufgaben in der organisatorischen Abwicklung und kommuniziert daher überwiegend mit anderen Abteilungen, Dienstleistern, Behörden oder Banken.
Trotz dieser verwaltungstechnischen Abläufe ist dabei zu beachten, dass es erst durch die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen dauerhaft und zuverlässig ermöglicht wird, dass Deine Spende inschallah Bedürftige in Not erreicht und muslimehelfen auch in Zukunft helfen kann.
